Lời khuyên về email trong Email Marketing – Tiếp thị qua Email: Phần 17

Lời khuyên về email trong Email Marketing – Tiếp thị qua Email

Lời khuyên về việc làm thế nào để quản lí danh sách email

Ở phần này thì bạn cần phải chuẩn bị tâm lí để làm vài việc hơi phức tạp một chút. Từ trước đến giờ, thứ bạn biết chỉ là lí thuyết, còn giờ là thực hành. Trước khi bắt đầu chiến dịch email thì bạn phải tập trung tất cả địa chỉ email vào một file Text hoặc Excel đã. Đa số các nhà cung cấp dịch vụ đều hỗ trợ hai loại file này

Còn nếu bạn đã có một cơ sở dữ liệu (Database) trong MS-Access mà trong đó có thông tin về tên họ ,ngày sinh, địa chỉ email thì lời khuyên tốt nhất dành cho bạn là nên bắt đầu sao chép cột chứa những địa chỉ email sang file Excel/Text khác. Mục đích của việc làm này là để tách thông tin địa chỉ email khỏi cơ sở dữ liệu để tạo thành một danh sách email. Nếu dùng Excel, lưu file này dưới dạng CVS thay vì XLS hay XLSX. Còn nếu dùng Text, lưu file dưới dạng TXT.

Tôi không thể viết tất cả các bước hướng dẫn làm thế nào để sàng lọc danh sách email cả. Nó có thể chứa những dữ liệu thô trong cột email ví dụ như người nào đó đã nhập số hay kí tự đặc biệt ở phần địa chỉ email. Để tránh khỏi đống rác đó, bạn phải sử dụng Email Syntax Verification (tạm dịch: Chương trình xác nhận Email) ở bảng đăng kí thành viên hoặc khi thu thập email ở nguồn khác. Về phần chương trình, bạn có thể Google và sẽ dễ dàng tìm thấy một dòng mã xác nhận đơn giản của JavaScript để giúp bạn tránh khỏi những thông tin mà người khác đã điền bậy bạ vào

Dưới đây là những bước hướng dẫn

Lời khuyên

Kiểm tra xem email có đúng cú pháp hay không?

  • Chọn một ô trong Excel
  • Chọn Data > Validation
  • Ở phần Allow > chọn Custom
  • Ở phần điền công thức, nhập dòng mã như sau:
    = SEARCH(“.”,A1,(SEARCH(“@”,A1,1))+2)

Công thức này dùng làm gì? Nó tìm những kí tự @ trước và nếu tìm thấy, nó sẽ tiếp tục tìm thêm dấu “.”. Nếu có, nó sẽ trả về kết quả, thường là một email hoàn chỉnh

Xóa các email trùng lặp

Sau bước trên thì chúng ta cần loại bỏ những email trùng lập. Hãy làm theo hướng dẫn:

  • Chọn cột chứa địa chỉ email
  • Chọn Data > Remove Duplicates
  • Trong phần Allow > chọn Custom

Khi bạn chọn Custom, một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện. Bạn sẽ thấy dòng đầu tiên đã được chọn. Lí do là vì “My data has header” đã được chọn. Kiểm tra lại bằng nhiều cách khác nhau xem mình có bỏ sót gì không. Nếu có email trùng lặp thì nhiều khả năng bạn sẽ gửi email nhiều lần đến cùng một khách hàng. Kết quả là bạn sẽ bị họ ngừng theo dõi hoặc bị cấm bởi nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP).

Làm thế nào để xác thực email

Có rất nhiều phần mềm hoặc trang web có thể làm việc này, Google để biết thêm chi tiết. Tôi đã sử dụng một số phần mềm nhưng IP của tôi lại là IP tĩnh. Gmail, Yahoo, Hotmail sẽ chặn những truy vấn (Queries) hàng loạt đến từ cùng một IP nên kết quả bạn nhận được có thể là những email được xác thực giả (False Positive Results). Cho nên, tôi chuyển sang xác thực email qua máy chủ. Ở những phần trước, tôi đã đăng một danh sách bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ, nên lời khuyên của tôi là hãy xem xét kĩ lưỡng và chọn cho mình một nhà cung cấp thích hợp nhất. Trong lúc tìm kiếm một nhà cung cấp việc xác thực email với chi phí thấp và độ chính xác cao thì tôi thấy Email Gang là rẻ nhất nên tôi chọn họ.

Và việc cần phải bàn bây giờ là bạn làm thế nào để xác thực cả một danh sách. Đầu tiên, bạn phải tải lên file danh sách email của bạn dưới dạng “.txt” hay “.cvs”. Đến được bước này thì danh sách email của bạn đã được sàng lọc kĩ càng rồi nên chỉ cần tải file của bạn lên, họ sẽ tiến hành xác thực và báo kết quả cho bạn.

Phần mềm mà tôi dùng.

Đừng có dùng quá nhiều phần mềm. Lời khuyên của tôi là càng đơn giản càng tốt. Tôi thường dùng Open Refine (trước đây là Google Refine), một công cụ hiệu quả để làm việc với những dữ liệu lộn xộn, sàng lọc nó và chuyển nó từ định dạng này sang định dạng khác. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn sử dụng trên trang http://www.openrefine.org

Trả lời

Chúc mừng! Bạn sẽ là người comment đầu tiên.

avatar
wpDiscuz